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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003 Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz básica (menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo) le resultarán familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene más facetas que la mayoría de estos programas, por lo que tal vez le parezca más complejo hasta que se familiarice con él. En este libro encontrará instrucciones sencillas sobre cómo utilizar Access para crear bases de datos, y con su lectura pasará de no saber nada o muy poco sobre Access — o, en este caso, sobre bases de datos — a disponer de un grado de experiencia que le permitirá desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo. En este artículo se explica el concepto de base de datos, se proporciona una breve explicación sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y útiles de jardinería ficticia llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionará los conocimientos básicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases de datos. Después de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinará algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que ésta contiene. Por último, aprenderá a obtener una vista previa de los distintos objetos de Access y a imprimirlos. Introducción a las bases de datosEn su forma más básica, una base de datos es el equivalente informático de una lista de datos organizados. Normalmente, esta información tiene un tema o una finalidad común, como la lista de empleados que se muestra a continuación:
Esta lista está organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo) contiene un tipo determinado de información sobre un empleado: nombre, apellido, fecha de contratación, etc. Cada fila (o registro) contiene información sobre un empleado diferente. Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar información en una tabla, tendría la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos almacena información en formato electrónico, puede manipular la información de maneras muy eficaces para ampliar su utilidad. Por ejemplo, es probable que tenga a mano una guía telefónica de su ciudad. Si desea localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podrá hacerlo, ya que la información de la guía telefónica está organizada de un modo comprensible. Si desea ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco más lejos, puede acudir a la biblioteca pública y utilizar su colección de guías telefónicas, que probablemente incluirá una para cada una de las ciudades más grandes de su país. Sin embargo, si desea encontrar los números de teléfono de todas las personas de su país que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el número de teléfono del vecino de su abuela, estas guías telefónicas no le servirán de mucho, ya que no están organizadas de forma que permitan encontrar fácilmente esa información. Cuando la información publicada en una guía telefónica se almacena en una base de datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de datos está correctamente diseñada, la información puede recuperarse de muchas formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar información, sino en la capacidad del usuario de recuperar rápidamente la información exacta que necesita. Características especiales de AccessLos programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de Microsoft Works, pueden almacenar información en una única tabla que, a menudo, recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse bases de datos planas. Los programas de base de datos más complejos, como Access, pueden almacenar información en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la información de una base de datos relacional está organizada correctamente, puede tratar todas estas tablas como un área de almacenamiento única y extraer la información electrónicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades. Una tabla es sólo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En el gráfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:
Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es Access 2000. De todos estos tipos de objetos, sólo uno, la tabla, se utiliza para almacenar información. Los demás sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar o publicar la información de las tablas, es decir, para hacer que la información sea lo más accesible y, por tanto, lo más útil posible. Durante años, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no sólo en uno de los programas de base de datos del mercado más eficaces, sino también en uno de los más fáciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System, puede utilizar muchas de las técnicas que conoce de otros programas de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo, puede usar comandos, botones y métodos abreviados de teclado familiares para abrir y modificar la información de las tablas de Access. Y como Access está integrado con otros componentes del grupo de programas, puede compartir fácilmente la información entre Access y Word, Excel u otros programas. Abrir una base de datos existenteLa base de datos Garden Company contiene información sobre sus empleados, productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este artículo, aprenderá a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que puede utilizar para especificar, modificar y manipular la información de las tablas de muchas formas. En este ejercicio, examinará algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No encontrará una explicación detallada, sino sólo una descripción general.
Examinar las tablasLas tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar información. La finalidad de los demás objetos de base de datos es interactuar de alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles de tablas, y el número de registros que puede contener cada tabla viene determinado sobre todo por el espacio disponible en el disco duro. Sugerencia Para obtener información detallada sobre las especificaciones de Access, como el tamaño máximo de una base de datos o el número máximo de registros de una tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de la barra de menús, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR. Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Para las tablas, las dos vistas más comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la tabla, y la vista Diseño, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al hacer clic en el botón Vista, alternará entre la vista Hoja de datos y la vista Diseño de la tabla abierta. Puede hacer clic también en la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable. Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, verá los datos de la tabla en columnas (campos) y filas (registros).
Si dos tablas tienen uno o varios campos en común, puede incrustar la hoja de datos de una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada hoja de datos secundaria, puede ver la información en más de una tabla al mismo tiempo. Por ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos en una tabla Clientes para poder ver los pedidos realizados por cada cliente. En este ejercicio, examinará las tablas de la base de datos GardenCo en vistas diferentes.
Examinar las consultasUn modo de localizar información en una base de datos de Access es crear consultas. Las consultas se utilizan para buscar información que puede ver, cambiar o analizar de varias formas. Puede utilizar también los resultados de las consultas como componente base de otros objetos de Access. Una consulta es básicamente una pregunta. Por ejemplo, podría preguntar “¿Qué registros de la tabla Cliente tienen el valor 98052 en el campo de código postal?” Cuando ejecuta una consulta (el equivalente de formular una pregunta), Access examina todos los registros de la tabla o tablas especificadas, busca aquéllos que coinciden con los criterios definidos y los muestra en una hoja de datos. Para que Access puede responder a sus preguntas, debe estructurar las consultas de un modo específico. Cada tipo de pregunta se corresponde con un tipo de consulta. Los tipos de consultas principales son seleccionar, tabla de referencias cruzadas y parámetros. Otros tipos menos comunes son acción, búsqueda automática y SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Access incluye asistentes que le guiarán por el proceso de crear consultas comunes; las consultas menos comunes deben crearse manualmente en una cuadrícula de diseño en la vista Diseño. A continuación, se muestra una consulta típica:
En la parte superior de esta ventana de consulta hay cuatro ventanas pequeñas en las que se muestran los campos de las cuatro tablas que se incluirán en esta consulta. Las líneas que conectan las tablas indican que están relacionadas en virtud de los campos comunes. La primera fila de la cuadrícula contiene los nombres de los campos que se van a incluir en la consulta, y en la segunda fila se muestra a qué tabla pertenece cada campo. La tercera fila (llamada Total) realiza cálculos a partir de los valores de los campos, y la cuarta fila indica si los resultados de la consulta se van a ordenar por este campo. La marca de verificación de la quinta fila (llamada Mostrar) indica que el campo se va a mostrar en la hoja de datos de resultados (si la casilla de verificación no está activada, el campo se puede utilizar para determinar los resultados de la consulta, pero no se mostrará). La sexta fila (llamada Criterios) contiene los criterios que determinan los registros que se van a mostrar, y la séptima fila (llamada o) define criterios alternativos. Aunque de momento esto parezca algo complicado, no se preocupe. Cuando aborde las consultas de una manera lógica, empezará a verle el sentido. Y no piense tampoco que esto va a requerir un gran trabajo. El Asistente para consultas le ayudará a estructurar la consulta, y si crea una consulta que piensa ejecutar varias veces, puede guardarla. Pasará a formar parte de la base de datos y se mostrará en la ventana de base de datos cuando haga clic en Consultas en la barra Objetos. En este ejercicio, examinará algunas consultas que ya están definidas y las guardará en la base de datos GardenCo.
Examinar los formulariosLas tablas de Access son listas densas de información sin procesar. Si crea una base de datos que sólo vaya a utilizar usted, probablemente le resultará más cómodo trabajar directamente con las tablas. Pero si crea una base de datos que vayan a consultar y modificar personas que no estén muy familiarizadas con ella (y que no tengan que estarlo necesariamente), trabajar con tablas puede ser una tarea abrumadora. Para solucionar este problema, puede diseñar formularios que guíen a los usuarios por la base de datos, facilitándoles el trabajo de especificar, recuperar, mostrar e imprimir información. Un formulario es básicamente una ventana en la que puede colocar controles que proporcionen información a los usuarios o acepten la información especificada por ellos. Access incluye un cuadro de herramientas que contiene muchos controles estándar de Windows, como etiquetas, cuadros de texto, botones de opción y casillas de verificación. Con un poco de ingenio, puede utilizar estos controles para crear formularios con un aspecto y un modo de funcionamiento similares a los cuadros de diálogo de todos los programas de Windows. Los formularios se utilizan para modificar los registros de las tablas subyacentes o especificar nuevos registros. Al igual que con las tablas y las consultas, puede mostrar los formularios en varias vistas. Las tres vistas más comunes son Vista formulario, en la que se escriben los datos; vista Hoja de datos, que tiene un aspecto similar a una tabla; y vista Diseño, en la que se trabaja con los elementos del formulario para ajustar su aspecto y su funcionamiento. En este gráfico se muestra el aspecto que tiene un formulario en la vista Diseño:
Este formulario está formado por un formulario principal vinculado a una única tabla. Pero un formulario puede incluir también subformularios vinculados a otras tablas. El formulario contiene controles de etiqueta que incluyen el texto que aparece en el formulario en la vista Formulario, y controles de cuadro de texto que incluirán datos de la tabla. Aunque puede crear un formulario desde el principio en la vista Diseño, es probable que utilice esta vista frecuentemente para adaptar las formularios creados con un asistente. En este ejercicio, examinará algunos formularios de la base de datos GardenCo diseñados para reducir la probabilidad de que se cometan errores al consultar tablas, modificar la información existente y agregar nueva información y para simplificar estas tareas.
Examinar los informesLos informes se utilizan para mostrar la información de las tablas en la pantalla del equipo o en papel de un modo que sea fácilmente accesible y con un bonito formato. Un informe puede incluir elementos de información seleccionados de varias tablas y consultas, valores calculados a partir de la información de la base de datos y elementos de formato como encabezados, pies de página, títulos y membretes. Puede examinar los informes en tres vistas: vista Diseño, en donde puede manipular el diseño de un informe del mismo modo que manipula un formulario; Vista preliminar, en la que el informe aparece exactamente tal y como quedará cuando se imprima; y Vista previa del diseño, que muestra el aspecto de cada elemento pero sin los detalles de la vista preliminar. Un informe en la vista Diseño tiene un aspecto similar al siguiente:
En este ejercicio, examinará un informe que se ha guardado como parte de la base de datos GardenCo, únicamente para que se haga una idea de lo que se puede hacer.
Examinar otros objetos de AccessLas tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se utilizan habitualmente en Access. Puede utilizarlos para crear bases de datos eficaces y útiles. Sin embargo, si necesita crear una base de datos compleja, puede usar páginas de acceso a datos, macros y módulos que amplían considerablemente las funciones de Access. Para concluir esta introducción a las bases de datos de Access, en esta sección se ofrece una breve descripción de estos objetos. PáginasPara que las personas puedan ver y manipular la información de la base de datos a través de una intranet o de Internet, puede crear páginas, denominadas también páginas de acceso a datos. Trabajar con una página de acceso a datos en el Web es muy similar a trabajar directamente con una tabla o formulario en Access: los usuarios pueden trabajar con los datos de las tablas, ejecutar consultas y especificar información en formularios. Aunque publicar información de base de datos en el Web pueda parecer una tarea bastante complicada, Access proporciona un asistente que realiza automáticamente la mayor parte del trabajo tedioso de creación de páginas de acceso a datos. Puede utilizar una página generada por el asistente tal cual, o puede agregar su toque personal en la vista Diseño. MacrosLas macros sirven para que Access responda a un suceso, como el clic de un botón, la apertura de un formulario o la actualización de un registro. Las macros pueden ser especialmente útiles cuando prevea que otras personas con menos experiencia en el manejo de Access vayan a trabajar en la base de datos. Por ejemplo, puede convertir acciones de base de datos rutinarias, como abrir y cerrar formularios o imprimir informes, en botones de comandos en los paneles de control. Y si agrupa una serie de comandos de menú y se los proporciona al usuario mediante una macro que se ejecuta con el clic de un botón, se asegurará de que todos los usuarios hagan el trabajo de la misma forma. MódulosMás completos que las macros, los módulos son programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto nivel desarrollado por Microsoft con el propósito de crear programas Windows. Con todos los programas de Office System se puede utilizar un grupo común de instrucciones de VBA, y cada programa tiene también su propio grupo de instrucciones. Mientras que las macros pueden automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA incluye cientos de comandos y se puede ampliar indefinidamente con complementos de otros fabricantes. Puede utilizar VBA para realizar tareas demasiado complejas para controlarlas con macros, como abrir una hoja de calculo Excel y recuperar información específica. Sugerencia El CD-ROM de instalación de Office incluye varias bases de datos de ejemplo que ilustran muchos de los principios de creación y uso de una base de datos. Una de ellas, la base de datos Importadores Neptuno, se utiliza como ejemplo en muchos temas de la Ayuda en pantalla de Access, por lo que resulta ideal para una exploración inicial. Encontrará un vínculo a esta base de datos en el menú Ayuda de Access, bajo Bases de datos de ejemplo. Obtener una vista previa e imprimir objetos de AccessComo Access es un programa de Windows, interactúa con la impresora a través de los cuadros de diálogo y los controladores estándar de Windows. Esto significa que en Access puede emplear cualquier impresora que utilice con otros programas, y que todas las características especiales de esa impresora, como impresión en color o impresión a doble cara, están disponibles en Access. Como ya se ha mencionado en este artículo, puede utilizar diferentes objetos de Access (tablas, formularios, informes, etc.) para mostrar la información almacenada en la base de datos. Para cada objeto hay varias vistas disponibles: la vista Diseño, la vista Hoja de datos, etc. Puede elegir la vista que desee seleccionándola en el menú Ver (las vistas disponibles dependen del objeto que esté activo). Al igual que la mayoría de los programas de Windows, Access incluye los comandos Configurar página, Vista preliminar e Imprimir en el menú Archivo. Estos comandos están disponibles cuando su uso es pertinente, lo que viene determinado por el objeto mostrado y la vista actual de ese objeto. En esta tabla se muestran las relaciones de los objetos principales:
Si una celda está sombreada, el objeto admite esa vista. VP en una celda indica que se puede utilizar la vista preliminar para ese objeto en la vista. IC indica que se admiten los comandos Imprimir y Configurar página para ese objeto en esa vista. Los objetos menos comunes (páginas, macros y módulos) disponen de menos comandos de vista e impresión, como se muestra a continuación:
Estas tablas hacen que el proceso de obtener una vista previa e imprimir los datos parezca un poco complicado, pero la idea es que los comandos de impresión apropiados estarán normalmente disponibles cuando los necesite. Sugerencia Al imprimir tablas en la vista Hoja de datos, observará a menudo que la orientación horizontal proporciona la mejor imagen. En este ejercicio, aprenderá a obtener una vista previa y a imprimir información de los empleados incluida en una tabla y en un formulario de la base de datos GardenCo.
Puntos clave
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